Não existe regime tributário melhor de forma absoluta — existe o regime mais vantajoso para o faturamento, a margem de lucro e a folha de pagamento de cada empresa específica. Por isso, o estudo comparativo deveria ser feito ao menos uma vez por ano, sempre antes da opção ser formalizada em janeiro.
O que considerar na comparação
Os principais fatores são o faturamento anual (para saber quais regimes estão disponíveis), a margem de lucro real da atividade, o peso da folha de pagamento sobre o faturamento (que afeta o Fator R no Simples) e se a empresa tem créditos relevantes de PIS/COFINS a aproveitar.
- Faturamento anual e projeção de crescimento
- Margem de lucro real da atividade
- Peso da folha de pagamento (Fator R)
- Créditos de PIS/COFINS disponíveis
- Complexidade operacional que a empresa consegue sustentar
Quando cada regime tende a ser mais vantajoso
Empresas em início de operação, com faturamento baixo e poucos funcionários, costumam se beneficiar do Simples Nacional. Serviços com margem de lucro alta e pouca folha de pagamento tendem a pagar menos no Lucro Presumido. Empresas com margem apertada, prejuízo fiscal ou muitos créditos de PIS/COFINS geralmente saem melhor no Lucro Real.
Quando refazer a conta
O comparativo deve ser refeito sempre que o faturamento mudar de faixa, a folha de pagamento aumentar ou diminuir de forma relevante, ou a empresa começar a operar em uma atividade nova. A mudança de regime só pode ser formalizada uma vez por ano, então antecipar a análise em novembro ou dezembro evita perder a janela.