O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica que permite assinar documentos, acessar sistemas do governo e emitir notas fiscais com validade jurídica, sem precisar de papel nem de reconhecimento de firma em cartório.
Quando o certificado digital é obrigatório
Empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real com funcionários, e a maioria das empresas do Simples Nacional que emitem nota fiscal eletrônica ou têm empregados, precisam de certificado digital para cumprir obrigações como eSocial, EFD e emissão de NF-e. MEI, na maioria dos casos, consegue operar sem certificado.
e-CNPJ x e-CPF
O e-CNPJ identifica a empresa e é usado para obrigações fiscais, emissão de notas e acesso a sistemas do governo em nome do CNPJ. O e-CPF identifica a pessoa física e serve para assinar contratos, declarar Imposto de Renda com mais agilidade e representar a empresa em situações específicas.
Como emitir
A emissão é feita por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil, presencialmente ou por videoconferência, mediante validação de identidade. O certificado tem validade de 1 a 3 anos, dependendo do tipo escolhido, e precisa ser renovado antes do vencimento para não interromper obrigações.